Costituire una SRL online: cosa è possibile da remoto e cosa serve davvero
Costituzione di una SRL con firma digitale e videoconferenza: cosa prevede la normativa, ruolo del notaio, strumenti necessari, rischi e controlli da fare.
In Italia la SRL si costituisce sempre con un atto pubblico, ma una parte crescente della procedura può avvenire a distanza: firma digitale, invio telematico delle pratiche e, secondo la normativa che ha recepito la direttiva europea sulle società digitali, anche la stipula con il notaio in videoconferenza in casi e con modalità definite. Quindi "SRL online" non significa "senza notaio", ma procedura digitale con il notaio. Poiché regole e piattaforme sono state aggiornate negli ultimi anni, prima di procedere verifica sempre le modalità vigenti con il notaio e sul sito del Notariato.
Che cosa si intende per "SRL online"
Il termine viene usato per descrivere tre situazioni diverse, che è utile non confondere.
- Servizi di assistenza online. Piattaforme o studi che raccolgono dati e documenti via web e poi organizzano la firma dal notaio. L'atto resta notarile.
- Atto notarile con firma digitale. Il notaio redige l'atto in forma elettronica (atto pubblico informatico) e le parti firmano digitalmente, in studio o a distanza se le condizioni di legge lo consentono.
- Procedura digitale prevista dalla disciplina europea. La direttiva (UE) 2019/1151 ha richiesto agli Stati membri di consentire la costituzione di società di capitali online; l'Italia l'ha recepita con il D.Lgs. 183/2021 e le successive disposizioni attuative. Le modalità operative (piattaforme, identificazione, strumenti) si sono evolute: va verificato lo stato attuale.
Che cosa ti serve
| Strumento | A cosa serve | Note |
|---|---|---|
| Identità digitale (SPID, CIE) | Identificazione online | Utile per accessi a portali e servizi pubblici |
| Firma digitale | Firma di atti e pratiche | Dispositivo o firma remota rilasciata da un certificatore |
| PEC | Comunicazioni con effetto legale | Personale per i soci, della società dopo l'iscrizione |
| Documento d'identità e codice fiscale | Identificazione | Per i non residenti, serve il codice fiscale italiano |
| Videoconferenza | Dialogo con il notaio | Solo se la modalità è ammessa e il notaio la offre |
Se uno dei soci è residente all'estero, verifica con il notaio come gestire l'identificazione, la legalizzazione di eventuali documenti esteri e la procura.
Vantaggi e limiti
I vantaggi sono evidenti: meno spostamenti, tempi più rapidi di raccolta documenti, possibilità di coordinare soci in città diverse. I limiti sono altrettanto reali:
- Il notaio resta responsabile della verifica dell'identità e della volontà delle parti: può rifiutare la modalità a distanza se non ci sono le condizioni.
- Alcune ipotesi (per esempio conferimenti in natura, atti con soci stranieri, situazioni complesse) possono richiedere comunque la presenza fisica.
- Le piattaforme e i protocolli tecnici cambiano: ciò che era possibile un anno fa potrebbe oggi funzionare diversamente.
Esempio pratico (illustrativo)
Due soci, uno a Milano e uno a Bologna, vogliono costituire una SRL di servizi. Chiedono a uno studio notarile se è possibile la stipula con firma digitale. Il notaio verifica i requisiti e propone una sessione a distanza: i soci hanno firma digitale e PEC, versano il capitale come concordato, ricevono la bozza e la leggono prima. Alla firma, il notaio identifica le parti e redige l'atto elettronico; poi deposita la pratica al Registro delle Imprese. Il costo dipende dall'onorario del notaio e da eventuali servizi di assistenza, non dal fatto che la riunione sia online.
Attenzione alle offerte "SRL online a prezzo fisso"
Sul mercato esistono offerte molto aggressive. Prima di aderire, controlla:
- Se il prezzo comprende notaio, imposte, bolli e diritti, o solo il servizio di intermediazione.
- Quale notaio redige l'atto e se puoi parlarci direttamente.
- Quali servizi sono inclusi (PEC, firma digitale, partita IVA, domiciliazione).
- Quali vincoli contrattuali vengono richiesti (abbonamenti, domiciliazione obbligatoria della sede, commercialista dedicato).
- Se ricevi lo statuto in anticipo e puoi modificarlo.
Un servizio utile deve restare trasparente su costi e responsabilità. Approfondimento sui prezzi in Quanto costa aprire una SRL.
Sicurezza e privacy
Invia documenti d'identità solo attraverso canali sicuri e verifica l'identità di chi raccoglie i dati. Conserva copia dell'atto, della visura e delle ricevute. Diffida di richieste di pagamento anticipato non documentate e di soggetti che non indicano il notaio incaricato.
Errori da evitare
- Pensare che online significhi "senza notaio".
- Non controllare chi è il notaio che firma l'atto.
- Firmare una bozza non letta perché la procedura è "veloce".
- Accettare una sede legale o un servizio vincolante senza leggere il contratto.
- Confondere la stipula digitale con la semplice compilazione di moduli.
Domande frequenti
Posso costituire una SRL senza andare dal notaio?
No, l'atto resta pubblico. Quello che può cambiare è la modalità: elettronica e, dove ammesso, a distanza.
La SRL online costa meno?
Può far risparmiare tempo e spostamenti, ma imposte e onorari seguono le stesse regole. Confronta i preventivi completi.
Serve la firma digitale?
Nelle procedure telematiche sì, quasi sempre: serve a firmare atti e pratiche.
Che cosa succede per soci stranieri?
Servono documenti identificativi, codice fiscale italiano e, a volte, procure o legalizzazioni: chiedi al notaio.
Fonti
- Consiglio Nazionale del Notariato — modalità di stipula degli atti
- Registro delle Imprese — pratiche telematiche
- Normattiva — D.Lgs. 183/2021 e disposizioni collegate
- AgID — SPID, firme elettroniche e identità digitale
